سوابق کتبی معاملات تجاری در جنبه‌های مختلف معاملات را توصیف می‌کند. این اسناد شامل جزئیات سفارشات، فاکتورها، اسناد حمل و نقل، اوراق حمل و نقل و گواهی‌های مبدا باشد. تجارت بین الملل مستندات زیادی مانند اسناد تجاری، اسناد مالی، اسناد حمل و نقل، اسناد بیمه و سایر اسناد مربوط به تجارت بین المللی را می‌طلبد. در حالی که تعداد اسناد درگیر در تجارت بین المللی زیاد است، اما اکثر آن‌ها مفاد متداولی دارند.
پیشنهادی برای فروش کالاها که به وضوح قیمت، جزئیات کیفی، مقادیر، شرایط تجارت، تحویل و شرایط پرداخت را مشخص می‌کند. صادرکننده باید این سند را تهیه کند.
توافق بین صادر کننده و وارد کننده. این سند باید تمام جزئیات معامله را تصریح کند. هر دو طرف باید این سند را تهیه کنند. توجه به این نکته ضروری است که قرارداد فروش یک سند الزام آور قانونی است. بنابراین عاقلانه است که قبل از امضای هر چیزی، به دنبال مشاوره حقوقی باشید.
لیستی که حاوی اطلاعات دقیق بسته بندی در مورد کالاهای حمل شده است. صادرکننده باید این اسناد تجاری را تهیه کند.
گزارشی که توسط یک نقشه بردار مستقل، شرکت بازرسی یا صادرکننده در مورد مشخصات حمل و نقل ایجاد شده است. این سند شامل مواردی مانند کمیت، کیفیت و قیمت است. کشورها و خریداران خاصی به این گواهینامه احتیاج دارند. صادر کننده یا یک شرکت بازرسی باید این سند را تهیه کند.
سندی برای بیمه که جزئیات آن را پوشش می‌دهد و تایید می‌کند که بیمه برای کالای مورد نظر صادر شده است. یا بیمه گذار یا نماینده بیمه باید این اسناد تجاری را تهیه کند.
